太原红杰人力人才市场 公司地址：太原经济开发区唐槐路18号（富士康南三门向南300米） 报名热线：0351-5241147 7562287 公交路线：乘坐877、879到富士康终点站下车往南300米路西 市场体制下对文员的需求分析
一、概念
文秘人员是一种社会从属性、服务性职业。秘书是领导同外界接触交往的重要渠道,除了领导人本人直接收集的信息而外,一个单位的文件、电话、传真、报表等信息,都是先由秘书收发登记处理的。所以文书工作、信息工作、接待工作等成为秘书职业的经常性基础工作。在一定情况下,秘书还可能被授权代表领导人处理某些事务,秘书部门的负责人或个别秘书常常起着领导的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。领导工作的全面性,决定了辅助、服务于领导人工作的秘书职业,也就必然带有强烈的全面性,它不同于任何专门职能部门,不会长期拘限于某项专门性的业务工作, 但秘书必须全面综合各种信息,是领导的全方位助手。因此,任何部门或任何部门领导如果缺少秘书职业或者秘书工作的支撑,领导人将很难准确掌握信息,密切联系群众,进而很难进行科学有效的领导。
随着信息社会、网络社会的高速发展,社会的分工愈加细化,各领域、各行业的管理工作中的决策活动和辅助性活动相分离,为领导决策及实施提供服务的文秘人员,在各个工作领域中就起到十分重要的作用。社会究竟需要什么样的文秘人才?文秘人才又应具备哪些素质、职业能力?由于高校的不断扩招大学生已经不是以前的抢手货,而是随处可见的待业人员。对于文秘专业的学生而言就业压力是不言可喻的,因为很多其他专业的女学生未必都是从事与专业对口的行业相反的是从事文秘方面的文职类工作,若再加上一些其他或有或无的状况时时出现,这对文秘专业的学生的冲击力加大成了一种必然,因此对于文秘专业社会需求情况调查显得非常有必要。
二、社会对文秘专业人才的需求情况
国家机关、事业单位、全民所有制单位的文秘人员需求量在逐步递减,而外资企业、民办企业的文秘人员需求量在逐步递增。大型单位分工较细,文秘人员的需求量大,多以行政秘书工作为主,有专职文员、专职档案员、人事文员等,职责比较单一中小型单位的文秘人员需求量小,一般出任文秘人员实际上是一种“综合秘书”,也称为“办公室文员”,身兼多职,通过与从事此行业的人访谈所知,通常要照顾到最基本的日常工作,即收发文件、接待来访客人、人员考勤等方面。需要提到的一点是由于国际贸易的日益发展,不难发现外企也需要用到文秘人员,但对于英语更加偏重,至少也要能用日常英语与人沟通即有CET—4以上的英语能力,职位多以外贸跟单为主。虽然中小型单位对文秘人员需求量,但中小型单位的数量呈增长趋势,所以中小型单位的综合文秘人员的需求量总的来说是增长的。而且在经济、法律、医务方面也需要增加文秘人员来协助管理工作。现阶段主要是以“综合秘书”(办公室文员)以及总裁助理为岗位群体。“办公室文员”队伍迅速壮大,“商务秘书”逐渐增多,同时,每个职业岗位群所对应的职业岗位变化也很大,不断有新兴的岗位诞生。由此可见,秘书的社会需求是相当大的。
三、用人单位对文秘人员的技能要求
用人单位认为好的秘书人员必须要有好的职业道德与素质中,包括随机应变,任劳任怨,服从领导,当好参谋,善于合作,严于律己,实事求是,勇于创新,甘于奉献,恪守信用,严守机密,遵纪守法,廉洁奉公。由此可见,大部分企事业单位最为看重的是秘书本人的灵活程度与努力程度。而认为文秘专业应拓展的知识与能力如下:公文写作能力,办公自动化设备操作能力,人际商务沟通技巧,人力资源管理,演讲与口才,电子文件管理,书法。根据不同行业的要求要懂得本行业的专业知识背景、办公室事务管理知识、应变能力、商务知识、法律知识。由此看出,现在社会上对文秘的人际沟通协调能力,口头、笔头的表达能力都有了很高的要求。
除此之外,各单位还希望文秘具备业务背景,如生产部秘书职位要求化工或理工科背景;涉外秘书职位要求至少要有英语四级级证书级口语良好能进行基本的交流;公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等。不难发现具备以上相关岗位条件的会优先录用。在新形势下,文秘人员的关键能力应更全面,从业能力应更细致,关键能力和从业能力所共同表现出的综合职业能力应更强。
四、 文秘人员的职业发展前景
通过调研,我们发现从事秘书工作年限的,3个月以下的占14.5%,1年以下的占18.6%,1—3年占40.3%,3—5年的占14.1%,5—10年的占6.7%,10年以上的占5.8%。随着企事业单位用人机制改革的深化,从业文秘人员在一个单位的一个岗位上干一辈子的可能性越来越小,升迁或转职机会多,一般在3—5年后会得到晋级的机会。
行政主管是文秘人员未来的主要职业发展方向。文秘人员因工作接触到单位业务的各个方面,在职业转换,特别是单位内部换岗晋升具有很好的优势,换岗晋升的可能依次是行政主管、经理助理、人力资源经理、部门经理、秘书(初级、中级、高级)、市场部主管、公关部主管、财务管理人员。
不要觉得做文秘人员很困惑,发展空间狭小,只要努力学习充电或深造,具有较强的工作能力,自然会得到晋升的机会。所以高职高专院校的文秘专业毕业生应该不仅具有胜任工作的能力,而且应该具有不断更新知识和技能的能力。社会需要的是复合型人才,秘书职业所需要的是通才+管理人才十创新意识。秘书是一个富于挑战的职业,必须努力攀爬,才能到达目标。作为文秘人员,要想在人群中脱颖而出,出类拔萃,就必须放弃保守被动的心理,而应积极进取,迎接一切挑战。
五、工作内容多数为琐碎的事务性工作
繁、杂、忙、累四个字就是对文秘人员工作特点的最适当形容。
此次调研,我们发现文秘人员的工作是辛苦的,每天都是些平凡、琐碎、细微的事务性工作,不止是打印文件,整理资料。将近20%的文秘人员成为管理助手,从事文字档案管理、行政后勤管理、协助经营管理、组织协调公司会务、公关与政府关系和公务差旅等。许多临时性工作随经理主管们的日程安排变化而变化,经常加班没有规律,需要不断熟悉掌握公司各部门业务,收集、处理各种信息。还要在复杂而且繁琐,看似一些枯燥乏味、鸡毛蒜皮的小寡情之间,处理协调上下级和各部门关系,做到万无一失。在很多情况下,文秘的工作是事无巨细的。
文秘人员社会需求量很大,大多数文秘人员在从事文秘工作3一5年后会转换岗位或得到晋升,但并不表示文秘是吃青春饭的职业。虽然在中、初级文秘人员中女性占绝大多数,但也不表示文秘是“花瓶职业”。做到五六十岁退休的女秘书大有人在,比尔盖茨的秘书就是一位很老练成熟的秘书,可以把比尔盖茨的日程安排设计到分和秒。在西方国家很多年长资深的秘书他们会更加受青睐,因为她/他们的自身的素质,以及对企业文化的认同度都造成了她/他们在职业生涯中的游刃有余。这也是高级秘书和初级文员的区别,也是文秘职业纵向发展的方向。 文秘人员在日常工作中接触到人事、财务、专业业务的机会比较广泛,对各方面技能要求很高,只有具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思维与分析能力,富有经验的文秘人员才是在我们社会急需的复合性人才。社会对文秘人员的需求情况决定了文秘职业是一个充满活力和挑战性的职业,也是一个具有广阔发展前景的职业
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